Allgemeines:

Das Helmut-Schmidt-Archiv (HSA) ist Teil der Helmut und Loki Schmidt-Stiftung, die 1992 von dem Ehepaar Schmidt gegründet wurde. Nach dem Tod von Helmut Schmidt wurde 2017 durch Bundestagsbeschluss die Bundeskanzler-Helmut-Schmidt-Stiftung (BKHS) als überparteiliche Politikergedenkstiftung eingerichtet. Beide Stiftungen haben einen Kooperationsvertrag geschlossen, in dem ausgeführt wird, dass durch den Vorstand der BKHS die Koordination der Aufarbeitung und Nutzung von Archiv und Bibliothek sichergestellt wird. Dies erfolgt durch festangestellte Archivare der BKHS für das HSA. Die Nachlässe und Bestände des HSA sind für wissenschaftliche und publizistische Studien zugänglich.

Zweckbestimmung:

Die Benutzungsordnung regelt die Zugangsmöglichkeiten und Benutzungsarten für das HSA am Neubergerweg 86, 22419 Hamburg. Sie ist auf der Homepage der BKHS einsehbar und gilt gleichermaßen als Grundlage für jede Form der Auskunftserteilung zu den Beständen des HSA in mündlicher oder schriftlicher Form.

Benutzungsberechtigte und Antragstellung:

Das HSA kann auf Anfrage vor Ort von natürlichen und juristischen Personen (in Vertretung eines Zeichnungsberechtigten) unter Einhaltung der Benutzungsordnung benutzt werden. Die Zulassung zur Benutzung erfolgt durch das Ausfüllen eines Benutzungsantrags. Die Benutzungserlaubnis wird durch das HSA erteilt. Sie ist zweckgebunden und gilt nur für das bei Antragstellung angegebene Thema. Bei mündlichen und schriftlichen Anfragen und Auskünften entfällt das Ausfüllen des Benutzungsantrags, die Bestimmungen der Benutzungsordnung gelten gleichermaßen. Bei der Antragstellung vor Ort werden persönliche Daten erhoben, die im HSA unter Beachtung aller rechtlichen Bestimmungen nur für die Abwicklung der Benutzung aufgenommen und gespeichert werden. Bei Anfragen in schriftlicher Form muss ebenfalls eine vollständige Anschrift mitgeteilt werden. Bei komplexen mündlichen Anfragen kann vom HSA die Aufforderung ergehen, das Anliegen schriftlich unter Angabe der persönlichen Daten einzureichen (Das HSA führt eine Benutzerdatenbank zum Nachweis von Kopien und Verwertungsrechten sowie zu statistischen Zwecken nach § 27 BDSG Abs. 1 sowie DSGVO Art. 89 Abs. 2.).

Verstößt ein/e Benutzer/in schwerwiegend gegen die Bestimmungen der Benutzungsordnung und widersetzt sich den Anordnungen der Beschäftigten des Archivs, kann die Benutzung vonseiten des HSA für beendet erklärt und sie/er des Hauses verwiesen werden. Gleiches gilt für Anfragen, bei denen sich während der Bearbeitung herausstellt, dass die erlangten Auskünfte zweckentfremdet verwendet werden sollen. Das HSA ist berechtigt, die Auskunft einzustellen und auf die Einhaltung geltender Rechtsvorschriften für bereits erteilte Auskünfte zu bestehen. Beschwerden sind an die/den Vorstandsvorsitzende/n und Geschäftsführer/in der BKHS zu richten.

Entgelte:

Die Benutzung vor Ort und die Erteilung von schriftlichen Auskünften ist entgeltfrei. Die Bereitstellung von Kopien/Digitalisaten ist bis zu einem Umfang von 50 Seiten entgeltfrei. Für Zitate und Textwiedergaben ist eine Genehmigung im Sinne des Urheberrechts einzuholen, es werden keine Entgelte erhoben. Die Abbildung und Veröffentlichung von Archivalien, deren Urheberrechte im HSA liegen, ist antrags- und entgeltpflichtig. Die Genehmigung gilt nur für den auf dem Antrag angegebenen einmaligen Zweck. Es gilt die Entgeltordnung des HSA.

Quellenangaben/Belegexemplare:

Für Archivalien aus dem HSA, die in Zitaten oder als Abbildungen veröffentlicht werden, ist die geltende Signatur als Quellenangabe anzugeben. (HSA: EA 1, Bl 3-5.) Ein Belegexemplar ist unmittelbar nach Veröffentlichung an das HSA abzugeben.

Öffnungszeiten: 

Das HSA ist von Montag bis Freitag in der Zeit von 9.00 Uhr bis 16.00 Uhr für die Benutzung geöffnet. Individuelle Benutzungszeiten können mit dem Archiv vereinbart werden. Die Beantwortung von Anfragen erfolgt in der Regel innerhalb von zehn Werktagen.

Verhalten im Archiv:

Beim erstmaligen Eintreffen im Archiv müssen sich die Nutzer/innen vorstellen. Die Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises kann dabei im HSA eingefordert werden. Der Benutzungsantrag ist auszufüllen und den Beschäftigten des Archivs zu übergeben. Für die Dauer der Benutzung wird vom Archiv ein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Während der Benutzung ist die Verwendung eines Laptops gestattet. Der Zugang zu einer Online-Verbindung während der Benutzung kann nicht gewährleistet werden. Bei Benutzung von Originalen dürfen Notizen nur mit einem Bleistift angefertigt werden. Es ist nicht gestattet, während der Benutzung die Räumlichkeiten, Archivalien oder Findmittel zu fotografieren oder abzufilmen. Eigene Arbeitsmaterialien wie beispielsweise Nachschlagewerke und Kopien von Materialien aus anderen Einrichtungen müssen den Beschäftigten des Archivs zur Kenntnis gebracht werden, bevor sie an den Arbeitsplatz mitgenommen werden dürfen. Essen und Trinken sind während der Benutzung am Arbeitsplatz untersagt. Im Aufenthaltsraum des Archivs können Speisen und Getränke eingenommen werden. Zum Schutz der Archivalien und zum Schutz der eigenen Gesundheit ist vor und nach dem Verzehr von Speisen das Händewaschen unumgänglich. Während der Benutzung wird um größtmögliche Ruhe gebeten.

Archivalien und Findmittel:

Die Benutzer/innen erhalten bereits vor der Benutzung vom Archiv mitgeteilt, welche Archivalien sie vor Ort einsehen können. Das Archiv entscheidet, ob Originale oder PDF-Dateien vorgelegt werden. Erheblich beschädigtes und durch die Nutzung stark gefährdetes Archivgut ist von der Benutzung ausgenommen. Werden originale Archivalien vorgelegt, so ist die vorgefundene Ordnung einzuhalten und darf nicht verändert werden. Bei Rückfragen zur inneren Ordnung der Archivale ist der Beschäftigte des Archivs zum Arbeitsplatz zu holen. Archivalien dürfen keinesfalls entnommen und in andere Räume transportiert werden. Werden PDF-Dateien auf dem Laptop zur Verfügung gestellt, ist untersagt, diese auf andere Datenträger zu übertragen, anderweitig abzuspeichern oder zu kopieren. Es besteht kein Anspruch auf die Vorlage von Archivalien, deren Schutzfristen noch nicht abgelaufen sind. Ein Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen kann im Archiv gestellt werden. Die Findmittel des Archivs werden vor Ort in analoger Form vorgehalten. Sie können nach Absprache mit den Beschäftigten des Archivs eingesehen werden. Ein Anspruch darauf besteht nicht. Auszüge aus den Findmitteln sind nicht gestattet. Findmittel, deren Schutzfristen abgelaufen sind, werden auf der Homepage der BKHS zur Recherchezwecken bereitgestellt.

Haftungsausschluss:

Das Helmut Schmidt-Archiv übernimmt keine Haftung für die von den Nutzerinnen und Nutzern wiedergegebenen Inhalten aus den Archivalien in deren Veröffentlichungen. Ansprüche Dritter können nur gegenüber dem/r Autor/in der Veröffentlichung geltend gemacht werden. Das Archiv ist nicht verpflichtet, vor oder während einer Benutzung die geltenden Rechtsvorschriften vollumfänglich vor- oder darzulegen. Den Benutzer/innen obliegt die Verantwortung für den Erwerb diesbezüglicher Kenntnisse.

Inkrafttreten:

Die Benutzungsordnung tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage der BKHS in Kraft.

Dr. Meik Woyke
Vorstandsvorsitzender und Geschäftsführer der Bundeskanzler-Helmut-Schmidt-Stiftung